Skip to main content


E-faktury dają olbrzymie oszczędności firmom (film)

| newseria.pl | Gospodarka

E-faktury dają olbrzymie oszczędności firmom

Parlament Europejski przegłosował dyrektywę w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. Administracja we wszystkich państwach UE będzie musiała używać e-faktur przy zamówieniach publicznych.

Dzięki temu zwiększy się konkurencja na jednolitym rynku, spadną koszty działalności gospodarczej i koszty po stronie administracji. Ministerstwo Gospodarki już rozpoczęło prace nad wdrożeniem dyrektywy, dzięki której uda się zautomatyzować przetwarzanie faktur w firmach i administracji.

W skali całego kraju elektroniczne fakturowanie to szansa na wielomiliardowe oszczędności w postaci spadku kosztów działalności gospodarczej oraz kosztów po stronie administracji. 

– W przypadku Polski te oszczędności są nie mniejsze niż 10 złotych na fakturę. Wynika to z prostego porównania obniżek cen, jakie stosują największe firmy fakturujące w Polsce, czyli firmy telekomunikacyjne. A więc w skali Polski, kiedy oblicza się, że jest ponad 1,5 mld faktur rocznie, przejście z faktury papierowej na elektroniczną daje oszczędności rzędu co najmniej 15 mld złotych – prognozuje Marek Rudziński, członek zarządu i dyrektor finansowy Sage, pierwszej firmy, której standard e-faktur został zatwierdzony przez Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania.

Ogólnoeuropejski standard faktury elektronicznej ma zacząć obowiązywać od 2017 r. Zdaniem przedstawiciela Ministerstwa Gospodarki, nie powinniśmy zwlekać z wdrożeniem narzucanych w dyrektywie obowiązków.

– Myślę, że nie musimy i nie możemy czekać aż trzech lat, bo po pierwsze, inni nas wyprzedzą, po drugie, będziemy cały czas ponosić niepotrzebne koszty obciążenia budżetu, a po trzecie, biznes jest już gotowy do dostarczenia administracji takich rozwiązań – ocenia w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Biznes Sebastian Christow, radca ministra gospodarki z Departamentu Gospodarki Elektronicznej. – Przełomem będzie, jeśli wszyscy zrozumiemy, że sukcesem nie jest otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, ale dalsza automatyczna obróbka i to jest rzeczywista korzyść, czyli automatyczne księgowanie, robienie bilansów. Przełomem będzie też, jeśli osiągniemy pewną skalę wykorzystywania e-faktur.

Powszechnie używane dziś e-faktury w postaci zwykłych plików PDF nie pozwalają na pełną automatyzację procesów biznesowych. W rezultacie korzyści z ich stosowania pozostają ograniczone, bo wciąż firmy i sektor publiczny muszą zatrudniać wiele osób do ręcznej obróbki danych z PDF-ów.

– De facto większość przedsiębiorców, którzy fakturują elektronicznie zgodnie z prawem, robią to za pośrednictwem tzw. płaskiego PDF-u, czyli wysyłają nie fakturę elektroniczną, lecz wysyłają elektroniczny obraz faktury papierowej. Efekt jest taki, że tę fakturę po otrzymaniu trzeba wydrukować i przepisać, czyli to jest dokładnie taka sama czynność, jaką się stosuje przy fakturze papierowej – wskazuje Marek Rudziński, członek zarządu i dyrektor finansowy Sage.

Według nowej dyrektywy faktura elektroniczna musi być ustrukturyzowana, czyli zawierać metadane do odczytu przez systemy informatyczne. Dotychczasowe rozwiązania, ze względu na ich ograniczoną efektywność, nie były powszechnie wykorzystywane w administracji. Z tego względu ustawodawcy starali się wymuszać na urzędach krajowych traktowanie faktur elektronicznych (czy też elektronicznych obrazów faktur papierowych) na równi z fakturami papierowymi. Brak wspólnego standardu na poziomie całej UE był barierą w ramach jednolitego rynku, zwłaszcza w obszarze zamówień publicznych.

– Jednym z  powodów jej wprowadzenia jest to, żeby uczynić rynek europejski rzeczywiście jednolitym, żeby nie było na nim niepotrzebnych barier, aby przepływ towarów, dóbr, informacji i związanych z tym dokumentów był płynny. Czyli, żeby unijny rynek upodobnił się do rynku krajowego, na którym nie ma fizycznych i administracyjnych barier. Dziś takie bariery są wyznaczone przez warunki, jakie są w poszczególnych krajach – mówi Tadeusz Rudnicki, reprezentant Krajowego Forum Elektronicznego Fakturowania.

Jednym ze źródeł tych barier są zamówienia publiczne. Po przyjęciu dyrektywy administracja publiczna wszystkich szczebli w 28 krajach UE będzie miała obowiązek przyjmowania i wystawiania e-faktur. To ułatwi startowanie w przetargach publicznych firmom z pozostałych krajów członkowskich, dzięki czemu zwiększy się konkurencja na wspólnym rynku. Sektor publiczny w każdym z krajów UE jest największym odbiorcą dóbr i usług, stąd też potencjalne oszczędności dzięki zwiększonej konkurencji mogą być duże.

– Oprócz tego, że usuwamy bariery na rynku, poszerzamy rynek dla firm, dając im łatwiejszy dostęp do rynku zamówień publicznych w innych krajach, wprowadzamy również pewną standaryzację, pomagając w ten sposób rynkowi – ocenia Tadeusz Rudnicki. – Wprowadzenie obowiązku przyjmowania e-faktur po stronie administracji sięgnie również do biznesu, bo chociażby systemy informatyczne, których używa administracja, to systemy, których używa biznes. Więc jeśli producenci tych systemów lub dostawcy różnego rodzaju usług dostosują się do nowych wymagań, to biznes na tym też skorzysta i będzie miał uproszczoną sytuację.

Dyrektywa nie określa w sposób wyłączny specyfikacji standardu elektronicznego fakturowania, ale definiuje minimalne wymagania. Standard e-faktur firmy Sage został zatwierdzony jako pierwszy w Polsce przez Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania. Jest on bezpłatnie udostępniony przez firmę na jej stronie internetowej.

Do Sage należy też serwis internetowy miedzyfirmami.pl, który pozwala zintegrować dowolne oprogramowanie finansowo-księgowe lub ERP, jakich używają odbiory i nadawcy e-faktur. PDF jest najczęściej używanym formatem e-faktury przez przedsiębiorców, dlatego Sage zdecydowało się opracować rozwiązanie pozwalające na dołączanie do niego metadanych.

– Serwis jest przeznaczony dla wszystkich przedsiębiorstw, niezależnie od branży, wielkości, formy zatrudnienia, i co ważne, używanego oprogramowania. Mogą z niego korzystać wszystkie przedsiębiorstwa, niezależnie od tego, czy używają oprogramowania Sage, czy innej firmy. To co ważne i ciekawe, serwis udostępnia API, dzięki któremu każdy klient może się z serwisem zintegrować i dzięki temu odbierać w swoim oprogramowaniu fakturę elektroniczną, i z niego wprost wysyłać oraz mieć pełną kontrolę nad tym, co z tą fakturą się stało: kiedy została wysłana, odebrana, przez kogo, jeśli została odrzucona, to jaki był tego powód. To wszystko widzimy z poziomu swojej aplikacji biznesowej – mówi Aneta Jarczyńska, online business development manager z Sage.

Fundusze Norweskie wspierają polskie firmy

„Rozwój przedsiębiorczości i innowacje” to program realizowany ze środków Funduszy Norweskich, którego operatorem jest Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości. Jest to kolejne źródło finansowania, które dało polskim firmom możliwość opracowywania i wdrażania na rynek innowacyjnych produktów i r...

Ceny w sklepach przed świętami: Analitycy prognozują, że średnie wzrosty będą na poziomie ok. 3 proc. r/r

Eksperci rynkowi twierdzą, że przed świętami znaczących podwyżek w sklepach nie będzie. Niemniej prognozowanie jest trudne, bo z jednej strony spadająca inflacja i poprawa nastrojów konsumenckich mogą stanowić impuls do podnoszenia cen, a z drugiej – sieci handlowe prowadzą swego rodzaju wojnę o ...

NIK zapowiada kontrole we wszystkich jednostkach samorządu terytorialnego

Nawet kilkadziesiąt tysięcy adresów mailowych wykorzystywanych w polskich samorządach przy wymianie danych osobowych może być zlokalizowanych na publicznych, niezarejestrowanych domenach – szacuje Najwyższa Izba Kontroli, opierając się na wynikach kontroli przeprowadzonej w województwie podlaskim.

Potencjał grupy Mastermind dla małej firmy

W małych firmach, gdzie każdy krok ma znaczenie, wykorzystanie narzędzi wspierających rozwój i innowacje może być kluczowe dla osiągnięcia sukcesu. Jednym z takich narzędzi są grupy Mastermind, które mogą stanowić nieocenione źródło wsparcia, inspiracji i pomysłów. W tym artykule omówimy, jak mał...

Niska inflacja w styczniu. Co czeka nas w kolejnych miesiącach?

Główny Urząd Statystyczny poinformował o inflacji w styczniu. Ta w ujęciu rocznym wyniosła 3,9 proc.

Orlen rekordowo zwiększa nakłady na inwestycje. Ponad 120 mld zł przeznaczy na rozwój OZE

W ciągu ostatnich ośmiu lat nakłady inwestycyjne Grupy Orlen skokowo wzrosły – z 4,7 mld zł w 2016 roku do ponad 36 mld zł w ubiegłym. W sumie w latach 2023–2030 wydatki spółki na inwestycje mają wynieść aż 320 mld zł, z czego 40 proc. zostanie przeznaczone na rozwój odnawialnych źródeł energii. ...

Dlaczego warto zdecydować się na Test Gallupa?

W dzisiejszych czasach coraz większą popularnością cieszą się narzędzia sprawdzające indywidualne predyspozycje do zawodu, w tym także mocne strony i talenty. Przykładem jest Test Gallupa, który jest przydatny w kontekście rozwoju osobistego i zawodowego. Poznaj zatem najważniejsze informacje na ...