Kolektory danych przy inwentaryzacji na koniec roku – jak się przygotować?
Koniec roku to dla wielu firm czas spisu z natury. Liczenie towaru na papierowych arkuszach trwa długo, a przepisywanie wyników do systemu rodzi błędy. Kolektor danych skraca ten proces i poprawia dokładność. Podpowiadamy, jak przygotować się do inwentaryzacji i czego unikać.
Czym jest kolektor danych
Kolektory danych to przenośne urządzenia z wbudowanym czytnikiem kodów kreskowych, ekranem i klawiaturą. Pracownik skanuje kod towaru, wpisuje ilość, a dane trafiają do pamięci urządzenia lub od razu do systemu magazynowego przez sieć Wi-Fi. Wiele kolektorów działa na Androidzie, więc ich obsługa przypomina korzystanie ze smartfona.
Inwentaryzacja z kolektorem i bez niego
Bez kolektora zespół spisuje towary na arkuszach, a potem ktoś przepisuje wyniki do komputera. Każdy etap to okazja do pomyłki: nieczytelne pismo, pominięty wiersz, literówka w indeksie.
Z kolektorem zeskanowany kod jednoznacznie wskazuje towar, a ilość wpisuje się od razu przy półce. Po zakończeniu spisu dane trafiają do systemu bez ręcznego przepisywania. Można też szybko porównać stan faktyczny z księgowym i wskazać miejsca do ponownego przeliczenia.
Jak się przygotować
Baza towarów
Zacznij od uporządkowania kartotek w systemie. Usuń zdublowane pozycje, sprawdź, czy każdy towar ma przypisany kod, i wgraj aktualną bazę do kolektorów. Jeśli kolektor nie rozpozna kodu, pracownik straci czas na ręczne szukanie produktu.
Etykiety
Sprawdź, czy towary i lokalizacje magazynowe mają czytelne etykiety. Uszkodzone lub wyblakłe kody wydrukuj ponownie przed spisem, a nie w jego trakcie.
Sprzęt i ludzie
Naładuj baterie, przygotuj zapasowe akumulatory i sprawdź zasięg sieci w całym magazynie. Krótkie szkolenie pracowników dzień wcześniej oszczędzi wielu pytań w trakcie spisu. Podziel magazyn na strefy i przypisz je do zespołów.
Typowe błędy
- brak aktualnej bazy towarów w kolektorze,
- skanowanie tego samego towaru dwa razy albo pominięcie regału,
- wpisanie ilości opakowań zamiast sztuk,
- ruch towaru w trakcie spisu bez jego zablokowania w systemie,
- brak naładowanych baterii na drugą zmianę.
Podsumowanie
Kolektor danych przyspiesza inwentaryzację i ogranicza błędy, ale tylko przy dobrym przygotowaniu. Uporządkowana baza towarów, czytelne etykiety, naładowany sprzęt i przeszkolony zespół to podstawa sprawnego spisu na koniec roku.
FAQ
Czy inwentaryzacja na koniec roku jest obowiązkowa?
Tak, choć podstawa prawna zależy od formy księgowości. Firmy prowadzące księgi rachunkowe przeprowadzają inwentaryzację na ostatni dzień roku obrotowego zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości, a dla części składników spis można zacząć do trzech miesięcy wcześniej i zakończyć do 15 stycznia. Przedsiębiorcy na podatkowej księdze przychodów i rozchodów sporządzają spis z natury na koniec roku podatkowego na podstawie przepisów o prowadzeniu tej księgi. Szczegóły warto ustalić z księgowością.
Czy kolektor działa bez Wi-Fi?
Tak, wiele modeli zapisuje dane w pamięci i przesyła je po podłączeniu lub po powrocie do zasięgu sieci.
Ile kolektorów potrzeba?
To zależy od wielkości magazynu i liczby zespołów. Najczęściej jeden kolektor na jedną osobę lub parę liczącą.
Artykuł sponsorowany.
