Czym jest KSeF i jakie daje możliwości?
Krajowy System e-Faktur to narzędzie, które już od dawna intryguje wielu przedsiębiorców. To ogólnopolski program informatyczny, który pozwala na wystawianie i odbierane faktur strukturalnych. Co ciekawe, jeżeli już teraz postawimy na korzystanie z systemu, będziemy mogli liczyć na korzyści podatkowe! Czym jest KSeF i jakie daje możliwości? Co trzeba wiedzieć o tym narzędziu?
Krajowy System e-Faktur
Warto zauważyć, że Krajowy System e-Faktur jest nowoczesnym systemem komputerowym, który już za jakiś czas ma stać się obowiązkowy dla przedsiębiorców. Dzięki niemu można generować i udostępniać faktury ustrukturyzowane w jednym miejscu, co wpływa na centralizację procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym. Bez wątpienia trzeba docenić to, że przesyłanie faktur sprzedaży staje się znacznie szybsze i łatwiejsze. Poza tym KSeF posiada funkcję zarządzania uprawnieniami, tak aby skutecznie zapewniać zabezpieczenie dostępu do danych. Więcej informacji na ten temat znajdziemy w serwisie Poradnik Przedsiębiorcy.
Od kiedy program ten stanie się obowiązkowy? Aktualnie z KSeF można korzystać dobrowolnie, a obowiązek korzystania miał wejść w życie od początku lipca dla czynnych podatników VAT oraz od 1 stycznia 2025 dla podatników zwolnionych z VAT. Na początku roku Ministerstwo Finansów podało do informacji fakt, że termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF zostaje przesunięty. To oznacza, że do końca 2024 przedsiębiorcy nie muszą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur.
Co jeszcze warto wiedzieć?
Nie zapominajmy o tym, że obowiązek wystawiania faktur w tym systemie nie odnosi się do wszystkich dokumentów. Zwolnione są bowiem faktury wystawiane:
- Przez podatnika nieposiadającego działalności na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia firmy na terytoriim kraju, a miejsce to nie uczestniczy w dostawie towarów i usług, dla których wystawiono fakturę
- Przez podatnika nieposiadające siedziby działalności i stałego miejsca prowadzenia firmy na terytorium kraju
- Przez podatnika korzystającego ze szczególnych procedur, wskazanych w przepisach prawnych
- W razie udokumentowanych towarów, określonych w dodatkowym rozporządzeniu
- Na rzecz nabywcy towarów będącego osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej
W drodze rozporządzenia minister właściwy do spraw finansów publicznych ma możliwość określenia przypadków, w których podatnik nie musi wystawiać faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. W tej sytuacji uwzględnia się przeciwdziałanie nadużyciom dotyczącym unikania prawidłowego dokumentowania czynności, zapewnienie szczególnych sposobów dokumentowania czynności przez podatników, specyfikę działalności związanej z rodzajem czynności i liczbą wymagającą udokumentowania, czy też możliwości techniczno-organizacyjne dotyczące dokumentowania czynności przez podatnika.
Jak działa Krajowy System e-Faktur?
KSeF pozwala użytkownikom wystawiać faktury strukturalne w formacie XML, poprzez zintegrowany program finansowo-księgowy. System ma na celu sprawdzać, czy dokument jest zgodny ze standardami, a następnie nadaje mu unikalny numer. Wystawca z kolei otrzymuje UPO - urzędowe poświadczenie odbioru dokumentu. Niezwykle istotne jest to, że odbiorca faktury ma dostęp za pomocą uwierzytelnienia się w KSeF lub podania odpowiednich danych, dotyczących faktury (jest to tak zwany dostęp anonimowy).
Odbiorca faktury powinien zaakceptować fakt otrzymywania faktur strukturalnych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Jednakże sposoby wyrażenia zgody nie zostały dokładnie określone w przepisach, co daje odbiorcy dużą dowolność. Jeśli jednak nie wyrazi on zgody, wystawca nadal ma możliwość korzystania z KSeF, jednak powinien udostępniać dokumentację w tradycyjny sposób (elektronicznie lub papierowo). Nie zapominajmy o tym, że nabywca może zgodzić się na otrzymywanie elektronicznych faktur nawet wtedy, gdy nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w KSeF. Warto na bieżąco obserwować wszelkie zmiany w przepisach i już teraz zapoznać się z tym nowoczesnym systemem.
