Optymalizacja procesów kadrowych. Na czym polega samoobsługa pracownicza?
Samoobsługa pracownicza to stosunkowo nowe pojęcie, które wiąże się bezpośrednio z outsourcingiem kadr i płac.
W dobie powszechnej automatyzacji wielu procesów zachodzących w przedsiębiorstwach, coraz większą wagę przykuwa się do oszczędności czasu przy zwiększeniu efektywności niektórych działań. Samoobsługa pracownicza umożliwia członkom danej firmy załatwianie spraw kadrowych we własnym zakresie – w modelu działającym 24/7. Wygodne narzędzie jest nieograniczone w kontekście miejsca, czasu oraz typu urządzenia mobilnego. Pracownik może w aplikacji sprawdzić dostępny limit urlopowy, a także złożyć niezbędne wnioski, które są automatycznie przekazywane do kierownika. Jednocześnie może on przeglądać kwoty wynagrodzeń. Nowoczesny outsourcing kadrowo-płacowy otworzył przed pracownikami i ich pracodawcami szereg możliwości, które jeszcze kilka lat temu nie były możliwe do zrealizowania. Dziś są one na wyciągnięcie ręki, a od zrealizowania poszczególnych czynności dzieli zaledwie kilka kliknięć.
Poznaj najważniejsze korzyści z samoobsługi pracowniczej
Korzystanie z samoobsługi pracowniczej niesie ze sobą szereg zalet, wśród których na sam przód wysuwa się przyspieszenie przepływu informacji wewnątrz firmy – wszystko za sprawą usprawnienia dokumentów firmowych. To natomiast przekłada się na poprawę organizacji czasu pracy, której efektem jest wzrost wydajności działu kadrowo-płacowego. Lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi może stać się zdecydowanym atutem firmy, wyróżniając ją na tle reszty konkurencyjnych przedsiębiorstw, jakie jeszcze nie podjęły decyzji o automatyzacji. Automatyzacja niektórych procesów i przeniesienie ich w całości do strefy online znacznie redukuje koszty związane z potrzebą druku oraz przechowywania dokumentów w formie papierowej. Każdy pracownik może wykonywać szereg czynności w obrębie jednego systemu: złożyć wniosek urlopowy czy kadrowy (w związku ze zmianą danych osobowych, numeru rachunku bankowego itp.), śledzić zmiany ich statusu, a także dokonywać samodzielnej weryfikacji badań lekarskich i szkoleń BHP. Automatyzacja minimalizuje również liczbę błędów, jakie mogłyby wystąpić w przypadku zarządzania procesami w sposób tradycyjny.
Jak wdrożyć system samoobsługi pracowniczej w swojej firmie?
Wdrożenie systemu samoobsługi pracowniczej w firmie zawsze powinno przebiegać pod okiem doświadczonego specjalisty – najlepiej zajmującego się outsourcingiem kadr i płac. Przykładem jest grupa księgowo-podatkowa KR Group posiada doświadczenie we wdrażaniu systemów samoobsługi pracowniczej (Pulpit Kierownika i Pracownika) w wielu firmach. Na swojej stronie, www.krgroup.pl/uslugi/kadry-i-place/, fachowcy dzielą się zakresem swoich usług, a także przedstawiają argumenty dotyczące tego, dlaczego warto podjąć decyzję o zautomatyzowaniu niektórych procesów kadrowo-płacowych w przedsiębiorstwie. Prawidłowo wdrożony system pozwala na znacznie lepsze zarządzanie szeregiem procesów, a także czerpanie wachlarzu korzyści związanych z wykorzystywaniem innowacyjnych sposobów na przesył i zarządzanie dokumentami.
